Личный блог
С.В.Балагановой
-Блог-Советы

6 советов по работе с электронной почтой

Возможно, для молодого поколения электронная почта не так актуальна, но для людей 30+ она еще не потеряла своего значения. Деловые письма, презентации, приглашения, правки – множество всего, нужного и не очень попадает к нам через почту.

У нее есть удивительное свойство – она похожа на разговор. Ведь если во ВКонтакте или ФБ мы запросто можем подкорректировать наш пост или сообщение, то над письмом мы теряем власть, как только нажимаем кнопку «отправить».

Так же и в разговоре.  Это заставляет подумать, не правда ли? «Слово – не воробей,- как говорит известная пословица, — вылетит, – не поймаешь».

Есть негласные правила работы с электронной почтой:

  1. Тема письма

Некоторые не всегда пишут тему письма. А жаль! Потом столько времени теряется в поисках нужного источника.

Если вы пишете незнакомым людям – тема помогает их заинтересовать и повышает вероятность того, что письмо откроют.

Тему можно усилить смайликами, но злоупотреблять ими, употребляя в каждом письме, не стоит – они могут надоесть, и люди перестанут открывать Ваши письма.

В деловых письмах смайлики тоже не приветствуются.

Очень осторожно используйте слова «срочно» и «важно». Их рекомендуется писать только в исключительных случаях.

  1. Как вставить смайлик в тему письма

Можно набрать в поиске «смайлики для почты», и вам откроется множество ресурсов. Например, Таблица символов Юникода. Вводим в поисковик и открываем. Не пугайтесь, на странице вы увидите много цифр и букв. В поиске пишем, что вам надо, например, «новый год».: советов по работе с электронной почтой

скриншот «Поиск по сайту»

Нажимаем иконку поиска и нам открывается 45 картинок.

Если у вас письмо с каким-нибудь бонусом, можно выбрать иконку с пакетом.

скриншот иконка с пакетом

Копируем и вставляем в тему письма.

Делаем тестовую отправку и проверяем. Вуаля – получилось! В разных браузерах картинки могут выглядеть немного по-разному. Например, так.

как выглядит в почте тема со смайликом

3. Вежливо, но просто

Приветствие (как и все письмо) должно соответствовать той аудитории, к которой вы обращаетесь. Оно состоит из слова-приветствия и имени того, к кому вы обращаетесь.

В конце письма должна быть ваша подпись. Будет неплохо, если вы напишете там ваши контактные данные – это поможет адресату связаться с вами при необходимости.

Старайтесь соответствовать самому себе и употреблять слова, которые вам свойственны. Не надо писать «хеллоу, детка» или всем «чао!», если вы так не говорите. Вместо странного оборота «доброго времени суток» лучше написать просто «Здравствуйте!»

4. Будьте краткими

Краткость - сестра таланта.

А.П.Чехов

Берегите время вашего читателя! Пишите по существу.

В первом абзаце желательно изложить цель письма – она должна вызвать желание читать дальше.

Написав письмо, прочтите его перед отправкой и постарайтесь сократить. Если все-таки есть необходимость в длинном тексте. Постарайтесь разбить его на абзацы, выделите жирным шрифтом самое главное предложение, придумайте точные заголовки. Этим вы облегчите понимание текста вашим адресатом.

Если есть возможность – представьте объемную информацию в виде вложения, а текст письма сопроводите кратким пояснением с припиской «подробности во вложении».

Если вы пишете адресату впервые – лучше воздержаться от вложений и дождаться его ответа.

5. Не используйте выделения текста заглавными буквами (капсом)

лев

НЕ НАДО ТАК ВОТ!

Написание фразы заглавными буквами в сетевом этикете рассматривается как крик в тишине и может вызвать нежелательную реакцию.

6. Отвечайте!

Отвечать на письма желательно в течение трех дней.

Письма с незнакомых адресов, без темы, с непонятными вложениями лучше не вскрывать и отправлять в спам.

Если вам нужно больше трех дней для ответа – напишите письмо, по какой причине вы задерживаете ответ.

Не пишите письма в плохом настроении. Резкое и грубое письмо может испортить чей-то день, а доброе – наоборот, сделает его немного лучше. Улыбнитесь вашему собеседнику, когда сядете за очередное письмо. Пусть мир вокруг вас станет добрее!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter

11 ответов

    1. Сама увидела в приходящих письмах, заинтересовалась, как они это делают. Решила, что кому-то еще может быть интересно.

  1. Спасибо за Юникод, буду использовать. И в целом очень полезная статья для тех, кто пользуется почтой.

  2. Раньше я не знала, как вставлять смайлики) Прикольно.
    А от себя добавлю,терпеть не могу не только капслок (не надо на меня кричать буквами),но и изобилие восклицательных знаков. Такое ощущение что общаешься с психопатом

    1. Я знала одну даму, которая все абсолютно писала капсом, ссылаясь на то, что у нее слабое зрение. Это было ужасно! Хорошо, что мы с ней не часто пересекались.
      Хотя я не очень понимаю, при чем тут зрение — она же на клавиатуре печатает, а читаем-то мы:)

    1. Максим, спасибо. Я старалась. Все заскриншотила, чтобы понятно было даже новичкам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© svbirk 2019
Напишите мне: svbirk@yandex.ru